「员工管理」帕金森定律:为机构“瘦身”,为员工减压

什么是帕金森定律?

帕金森定律也可称为官场病、组织麻痹病或者大企业病,是二十世纪西方世界文化中三大发现之一,源于英国著名历史学家诺斯古德·帕金森1958年出版的《帕金森定律》一书的标题。帕金森定律是官僚主义或官僚主义现象的一种别称,也可引申为企业由于盲目扩张而带来的大企业病,最终导致工作效率低下的一种现象。

诺斯古德·帕金森,英国历史学博士,曾就读于剑桥和伦敦国王大学,先后在皇家海军学院、利物浦大学、马来西亚大学、哈佛大学执教。1957年,他在马来西亚一个海滨度假时悟出了这个定律,后来他将自己思考的结果发表在伦敦的《经济学家》期刊上,一举成名。

后来,他将此编撰成一本书—《帕金森定律》,该书出版以后,在全世界引起了轰动,被翻译成多国语言,在美国更是长踞畅销书排行榜榜首。在书中,帕金森阐述了机构人员膨胀的原因及后果。

一个不称职的官员,可能有三条出路,第一是申请退职,把位子让给能干的人;第二是让一位能干的人来协助自己工作;第三是任用两个水平比自己更低的人当助手。这第一条路是万万走不得的,因为那样会丧失许多权利;第二条路也不能走,因为那个能干的人会成为自己的对手;看来只有第三条路最适宜。于是,两个平庸的助手分担了他的工作,他自己则高高在上发号施令,他们不会对自己的权利构成威胁。两个助手既然无能,他们就上行下效,再为自己找两个更加无能的助手。如此类推,就形成了一个机构臃肿、人浮于事、相互扯皮、效率低下的领导体系。

帕金森得出结论:在一个组织的管理中,行政机构会像金字塔一样不断增多,行政人员会不断膨胀,每个人都很忙,但组织效率越来越低下。这条定律又被称为“金字塔上升”现象。《帕金森定律》一书还列举了其他一些具体现象:工作膨胀占满时间现象、中间派决定原理、鸡毛蒜皮定律、无效率系数、办公场合的豪华程度与机关的事业和效率呈反比、鸡尾酒会公式、退休混乱等。

帕金森定律案例

人多瞎忙活,岗滥乱扯皮

某食品集团公司综合部赵经理和钱干事两名工作人员配合默契,工作运转高效。但是由于综合部工作面广量大,赵经理和钱干事经常感到疲惫不堪。赵经理向集团公司总经理打报告申请增加人员,设置岗位,详细分工。总经理认为综合部是集团公司的枢纽核心部门,不能因为人手不够导致工作被动失误,影响公司的高效运转和良好形象,于是为综合部增加配备了两名副经理—孙副经理和李副经理,设置配备了通讯员小周、档案员小吴、材料员小郑、统计员小王等岗位和工作人员。

赵经理十分高兴,感觉综合部兵强马壮,原来两个人的工作现在由八个人来承担,工作起来会更加得心应手。赵经理没有想到,工作程序猛然繁琐起来,工作效率忽然变得低下,责任反而不好落实。例如工作月报,原来是赵经理和钱干事两个人商量沟通,汇总上报,简捷高效。现在则要经过好几道程序:赵经理在催报的通知上签署“请孙副经理安排办理”,由钱干事将通知送孙副经理;孙副经理接到通知后,在办公桌上放了半天,签署上“请材料员小郑和统计员小王搜集汇总形成月报材料”,由钱干事再将通知送给材料员小郑和统计员小王;材料员小郑和统计员小王形成月报材料初稿,送给孙副经理审阅;孙副经理改动了两个词三个标点,返还给材料员小郑修改;材料员小郑改过来又送给孙副经理阅;孙副经理看了一番,签署上“请赵经理审阅”,将月报送到了赵经理手中;赵经理翻阅了一下,安排钱干事呈送给公司领导。不幸的是,月报中有两处错误,赵经理被董事长和总经理一顿狠批,而他竟然落实不了责任到底出在谁的身上—孙副经理说是材料员小郑和统计员小王提供的初稿,材料员小郑和统计员小王辩解说材料都是你们经理审阅同意上报的。赵经理只好自己一个人生闷气。

对突发的、分工不明确的工作,几个人怕承担责任,谁也不主动过问办理,互相扯皮推诿,眼睁睁看着过期延误。赵经理经常被总经理拍着桌子批评:“你说人手少,给你这么多人怎么还误事?而且比原来效率更低失误还多?”不仅如此,赵经理还要考虑处理两名副经理争权夺利的问题,钱干事提出的增加工资的问题,通讯员小周和档案员小吴的办公室婚外恋问题,材料员小郑和统计员小王的人际关系冲突问题等。赵经理感到焦头烂额,比原来综合部只有两个人的时候更加身心疲惫,他明白了人多不干活、岗滥乱扯皮的道理,开始后悔自己要求增加人员和岗位的举动。

精透解析:为机构瘦身,优化工作流程

帕金森定律深刻地揭示了行政权力扩张引发的人浮于事、效率低下的“官场传染病”。这一定律的提出虽然是着眼于官场,但同样适合初创企业和团队。初创团队都希望把企业做大做强,然而,当做大做强后就会面临着机构臃肿的危机,导致一些类似的连锁反应。比如,部门机构数量增加、员工大量扩招、人力成本逐步提高,信息的上传下达受阻,高层指令无法很好地传达到基层,基层的意见也无法到达高层等。

企业盲目增设部门,扩大规模,这些管理方式在发展初期确实可起到积极的作用,提高经济效益。但步入正轨后,再靠这些粗放式的方式就不太适合了。随着企业技术化、信息化管理的发展,这些机构和人员反而会成为发展的包袱,从而阻止企业的发展。部门与部门之间职能重叠,人才的同质化,还有不少部门只有形式主义,不做实事,而有的部门则忙不过来,出现了忙闲不均的现象。

企业内部设立功能相近的部门、机构已经成为企业成本剧增的主要原因之一。这就是我们常说的“大企业病”,当这些问题浮出水面时,企业已经面临危机了。部门林立、机构臃肿造成的后果往往就是职能交叉、政出多门、权责不明,多头管理,推卸责任,相互扯皮。

要想解决帕金森定律带来的后果,首先必须积极为企业“瘦身”,精简机构,砍掉不必要的工作环节。在满足管理需要的前提下,明确流程,进行撤销、精简、取消,以减少企业机构的数量,或者对重复或雷同的机构进行重组合并。

其次,优化工作流程。如果把每一项工作都看作一个单独的流程,一套工作流程会有很多不同的子流程,当所有的工作加在一起必然会产生大量的重复性。如果没有一个科学高效流程的话,将会浪费多少资源?所以,要优化工作流程,明确各项事务工作分别由谁负责、具体的工作标准怎样、各个岗位的工作范围与权限等,标准清楚,一目了然。

最后,把用人权放在一个公正、公开、平等、科学、合理的用人制度上,招聘员工要公平、公开和透明,不受人为因素的干扰,避免用人者出于私人目的而任用比自己能力低下的员工。要有向上层输送管理人才的指标,要有发现人才、培养人才的任务,定期对劳动分配率和人事费用率进行考核,使其维持在合理的范围之内。这两个指标在一段时期内持续地增长,那就意味着帕金森定律产生了作用。

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